Catalogage à distance et assisté

AureXus a élaboré une méthode de catalogage innovante qui permet une plus grande efficacité et rapidité, avec l’assistance de nombreux outils pour faciliter et améliorer le travail des catalogueurs 

L’innovation en catalogage : AureXus répond à un besoin 

Depuis quelques mois, les milieux de la Culture et du Patrimoine se trouvent face à une crise et des restrictions qui bouleversent leurs pratiques. Toutefois, si les impacts sont négatifs pour l’activité de nombreux acteurs culturels, la crise agit également comme un déclencheur et un accélérateur de nouvelles méthodes numériques, qui n’étaient pour beaucoup que de simples pistes de réflexions jusqu’au printemps dernier.

L’ABES, notamment, réfléchit depuis quelques mois à de nouveaux moyens de travailler efficacement, d’améliorer la qualité des notices, afin d’aider les institutions à valoriser leurs fonds et les publics à y accéder – y compris lorsque le travail doit se faire à distance. Lors des précédents confinements, l’ABES a ainsi proposé des pistes de réflexions, et mis en avant la façon dont certaines grandes bibliothèques ont redoublé d’ingéniosité pour continuer le travail à distance ou localement. Certains précurseurs qui ont su amener des solutions à ces problèmes inédits ont été plébiscités, et les progrès d’automatisation de certaines tâches, encouragés.

Les méthodes d’AureXus pour le catalogage à distance, en constante évolution, s’inscrivent dans cette lignée de recherches et d’innovations. 

La méthode AureXus

Le catalogage à distance et assisté est tout d’abord une aide à la saisie. Pour se faire, AureXus répartit le travail du catalogage en plusieurs étapes, en combinant experts et outils.

  • Étape 1 : la  numérisation
  • Étape 2 : l’OCR à l’identique 
  • Étape 3 : l’élaboration des pré-notices bibliographiques dans MEDUSA
  • Étape 4 : l’intégration des notices dans les logiciels de catalogage

Pour la première étape, celle de la numérisation, AureXus installe son atelier mobile léger et adaptable dans les locaux du commanditaire. Destiné aux prises de vues des documents, cet atelier concilie respect des normes de conservation et efficacité de traitement. En suivant une procédure définie en amont par les experts, en accord avec le commanditaire, les opérateurs AureXus réalisent alors les prises de vue de toutes les pages et informations liminaires nécessaires au catalogage.

La deuxième étape est celle de l’océrisation des pages numérisées. L’OCR permet de récupérer le texte de multiples langues et caractères sur le document numérisé et de donner en retour un document textuel, exploitable, modifiable et formatable en zones du langage documentaire souhaité (Intermarc, Unimarc…). Cette étape est ensuite suivie d’une double vérification et correction effectuée par les opérateurs AureXus. 

La troisième étape, la dérivation et la création des notices bibliographiques, s’effectue sur l’outil développé par AureXus, MEDUSA. À partir de l’ouvrage numérisé et de son texte océrisé à l’identique, le document est recherché dans les bases de données bibliographiques, comme celles de la BnF ou du Sudoc. La notice est ainsi dérivée. Dans le cas où cette dernière n’est pas trouvée dans les bases de données, elle est créée à partir des informations du livre virtuel.

À chaque étape, un contrôle qualité est réalisé. Entre les tâches automatisées, il y a toujours une vérification humaine avec la ressource au centre des traitements. Par ailleurs, le commanditaire ayant un accès direct à MEDUSA et au logiciel concerné (WINIBW, CALAMES, CCFR, etc…), il peut instantanément suivre l’avancée du projet.

De ces trois étapes (numérisation, OCR, traitement en Medusa) résulte un rayon de documents virtuels fait des fichiers d’images, des textes océrisés, ainsi que la pré-notice ; des rayons consultables et traitables à distance par les catalogueurs experts AureXus, en télétravail, qui accèdent aux ouvrages depuis n’importe où.

Cette aide à la saisie permet alors aux catalogueurs de se concentrer sur le corps de la notice.

Un catalogage à forte valeur ajoutée

Les équipes AureXus sont composées de catalogueurs qualifiés et expérimentés, ayant réalisé de nombreux projets, dont certains multilingues et multicaractères, incluant, outre le catalogage : la gestion de projet, la rétroconversion, la transition bibliographique, l’indexation matière Rameau, la création des autorités et, bien sûr la maîtrise des logiciels de catalogage.

Assisté par tous ces travaux préparatoires, le catalogueur voit son travail facilité et valorisé, lui permettant d’éviter les phases de saisie et de recherches préliminaires et de se concentrer sur l’enrichissement des contenus bibliographiques, la création des notices justes et exhaustives ainsi que les contrôles qualités – ou, comme le recommande aujourd’hui l’Abes, « de se concentrer sur des corrections ou validations exigeant une intelligence humaine ». 

Grâce à ces méthodes, la durée des projets et les coûts engendrés sont minimisés tout en gardant un travail de qualité, y compris sur d’importants volumes. Depuis plus de dix ans, AureXus s’impose comme une entreprise novatrice dans la conversion de contenu. 

De nombreuses institutions ont ainsi fait appel à AureXus pour son expertise dans le catalogage à distance, telles que la Bibliothèque Clément Ader de Balard au Ministère des Armées (triage, catalogage et équipement de 32 000 ouvrages), la Bibliothèque Méjanes d’Aix-en-Provence (catalogage de 30 000 livres anciens), ainsi que la Bibliothèque de Châtillon-sur-Seine (catalogage de 22 000 ouvrages).

Pour plus de renseignements sur le catalogage à distance et assisté, AureXus propose régulièrement des webinaires où les experts catalogueurs d’AureXus vous expliqueront tout et répondront à vos questions : Webinaires et formations

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